Qué exige realmente la ley
Ninguna norma obliga a que el check-in de un apartamento turístico sea "online". Lo que sí es obligatorio, desde la aplicación plena del Real Decreto 933/2021, es:
- Registrar los datos de cada huésped (también de los menores) y de cada estancia.
- Comunicarlos al Ministerio del Interior en un máximo de 24 horas desde el check-in, mediante el parte de viajeros enviado a SES.hospedajes (en Cataluña, a los Mossos d'Esquadra).
- Conservar el registro durante 3 años.
¿Y si solo tengo un apartamento? La obligación aplica igual: cualquier persona que cobre por alojar viajeros, aunque sea un particular con una única vivienda de uso turístico, debe registrar y comunicar los datos.
Entonces, ¿por qué todo el mundo habla de check-in online?
Porque cumplir estas obligaciones a mano es un problema práctico. Para enviar el parte necesitas el documento de identidad de cada viajero, y recogerlo presencialmente implica:
- Coincidir físicamente con el huésped a su llegada, algo incompatible con las llegadas tardías y la entrada autónoma con cajetín o cerradura inteligente.
- Transcribir a mano DNI, NIE y pasaportes extranjeros, con el riesgo de errores de tecleo que el SES rechaza.
- Hacerlo todo dentro del plazo de 24 horas, reserva tras reserva.
El check-in online invierte el proceso: el huésped recibe un enlace antes de llegar, escanea su documento con el móvil, y los datos quedan registrados y verificados sin que nadie los teclee.
Check-in presencial vs. check-in online
Presencial
- Exige estar en el apartamento a la hora de llegada (o pagar a alguien que esté).
- Datos transcritos a mano, con errores frecuentes en documentos extranjeros.
- El parte hay que generarlo y enviarlo después, acordándose del plazo.
Online
- El huésped completa sus datos antes de llegar, desde su móvil y en su idioma.
- El escaneo con IA extrae los datos del documento sin transcripción manual.
- El parte se envía automáticamente a SES.hospedajes dentro de plazo, y el registro queda archivado los 3 años exigidos.
- Compatible con entrada autónoma: la llave o el código se entregan solo cuando el check-in está completo.
Cómo funciona en la práctica
Con una plataforma como Partes de Viajeros, el flujo completo queda así: la reserva entra desde Booking, Airbnb o tu canal directo; el huésped recibe el enlace de check-in por email o WhatsApp; escanea su documento y firma; y el parte se envía solo a SES.hospedajes. Tú no tecleas nada, y además el alta en SES.hospedajes te la gestionamos gratis.
Cumple la ley y olvídate de estar pendiente de cada llegada. Check-in online en 6 idiomas y partes automáticos a SES.hospedajes. Pago por uso, sin cuotas: