Qué es el parte de viajeros
El parte de viajeros (o parte de entrada) es la comunicación al Ministerio del Interior de los datos de los huéspedes que se alojan en un establecimiento turístico. Es una obligación del Real Decreto 933/2021 que afecta a apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, casas rurales, albergues, hoteles, hostales y pensiones y campings de toda España.
La obligación tiene en realidad dos partes que conviene no confundir:
- El registro documental: el establecimiento debe recoger y conservar durante 3 años los datos de cada huésped y de cada estancia.
- La comunicación: esos datos deben enviarse a las autoridades dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento.
El canal de envío es la plataforma SES.hospedajes (para lo que antes necesitas darte de alta), salvo en Cataluña y el País Vasco, donde se comunica a los Mossos d'Esquadra y a la Ertzaintza a través de sus propios canales. Los Mossos disponen además de una plataforma específica para establecimientos hoteleros, Mossos Hotels.
Qué datos hay que comunicar
El anexo del RD 933/2021 detalla la información que debe contener cada comunicación. Se agrupa en tres bloques:
| Bloque | Datos que incluye |
|---|---|
| Establecimiento | Nombre o razón social del titular, NIF/CIF, nombre del establecimiento, tipo de alojamiento, dirección completa y datos de contacto. |
| Viajeros (todos, también menores) | Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), número de soporte en documentos españoles, dirección de residencia habitual (calle, localidad y país), teléfono fijo o móvil y/o correo electrónico, número total de viajeros y, si viajan menores, relación de parentesco con ellos. |
| Estancia y transacción | Fechas (y hora, en su caso) de entrada y salida, referencia o número de contrato/reserva y su fecha, y datos del pago cuando lo hay: tipo (efectivo, tarjeta, plataforma, transferencia…), identificación del medio de pago y fecha. |
¿Y los menores? Se comunican los datos de todos los viajeros, también de los niños. Para los menores de 14 años, los datos los facilita la persona adulta con la que viajan, indicando la relación de parentesco.
El número de soporte es el código del soporte físico del documento (en el DNI español, tres letras y seis cifras en el anverso). Es uno de los campos que más errores de transcripción —y más rechazos— provoca al copiarlo a mano.
El plazo: 24 horas desde el check-in
La comunicación debe realizarse dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento. El reloj empieza a contar con la entrada real del huésped, no con la reserva: puedes recopilar los datos antes (por ejemplo, con un check-in online previo a la llegada), pero el parte debe estar comunicado como muy tarde un día después del check-in.
Ojo con dos situaciones que suelen generar dudas:
- Entradas de viernes y fines de semana: el plazo corre igual. Acumular los partes "para el lunes" es la forma más habitual de incumplir sin darse cuenta.
- Cambios de huéspedes a mitad de estancia: si se incorpora un viajero nuevo, sus datos también deben comunicarse dentro de las 24 horas siguientes a su entrada.
Además del envío, recuerda el registro documental: la información debe conservarse durante 3 años y estar a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Incumplir cualquiera de las dos obligaciones puede acarrear sanciones conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana.
¿Prefieres no pelearte con plazos ni formularios? Con el check-in online, el huésped escanea su documento antes de llegar y el parte se envía solo, dentro de plazo.
Las tres formas de enviar el parte
1. Formulario web de SES.hospedajes (manual)
Tecleas los datos de cada huésped en el portal, uno a uno. No requiere más herramientas y no tiene coste, pero es lento y propenso a errores de transcripción: cada viajero supone una docena de campos, y los documentos extranjeros (pasaportes con transliteraciones, apellidos compuestos) multiplican los fallos. Con varias reservas semanales se vuelve inviable, y cada error significa repetir el proceso.
2. Carga de ficheros
Subes al portal un fichero con los partes generado por tu propio sistema de gestión, siguiendo el formato definido por SES.hospedajes. Reduce el tecleo, pero sigue exigiendo generar el fichero correctamente, subirlo a tiempo y revisar los errores de validación reserva a reserva. Es un punto intermedio pensado para quien ya tiene un PMS que exporta en ese formato.
3. Envío automático por servicio web (recomendado)
Un software conectado a SES.hospedajes envía el parte por ti en cuanto el huésped completa el check-in online: el viajero recibe un enlace por email, WhatsApp o SMS, escanea su DNI o pasaporte desde el móvil antes de llegar, la IA extrae los datos —incluido el número de soporte, sin errores de transcripción— y el parte se genera, se valida y se envía dentro de plazo sin que teclees nada. Es la única opción que elimina a la vez el trabajo manual, los errores y los olvidos.
Qué pasa si SES.hospedajes rechaza el parte
SES.hospedajes valida cada comunicación y un parte rechazado no cumple la obligación legal: hay que corregirlo y reenviarlo dentro del plazo. Los motivos de rechazo más frecuentes son:
- Documento mal transcrito: número de DNI/NIE con la letra incorrecta, o número de soporte inválido.
- Datos obligatorios vacíos: falta la dirección de residencia, el contacto o la relación de parentesco de un menor.
- Fechas incoherentes: salida anterior a la entrada, o entrada futura comunicada como estancia iniciada.
- Establecimiento o credenciales mal configurados: el código de establecimiento no coincide con el alta, o la contraseña de la cuenta ha caducado y los envíos fallan en bloque sin que nadie lo note.
Si envías a mano, conviene revisar el estado de cada parte en el portal después de cada envío. Las plataformas de envío automático hacen estas validaciones antes de enviar y avisan si algo impide comunicar un parte, para que ningún rechazo pase desapercibido.
Errores comunes que conviene evitar
- Enviar fuera de plazo por acumular los partes para "hacerlos todos el fin de semana".
- Errores de transcripción en pasaportes y NIE, frecuentes al copiar a mano.
- Olvidar a los acompañantes: el parte debe incluir a todos los viajeros, no solo a quien reservó.
- Enviar al canal equivocado en Cataluña o el País Vasco, que tienen registro propio.
- No conservar el registro documental: enviar el parte no exime de guardar la información durante 3 años.
- Dar por enviado un parte rechazado sin comprobar su estado en la plataforma.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para enviar el parte de viajeros?
El RD 933/2021 fija un máximo de 24 horas desde el inicio del alojamiento (el check-in) para comunicar los datos a SES.hospedajes, o a Mossos d'Esquadra y Ertzaintza en Cataluña y el País Vasco.
¿Hay que registrar también a los niños?
Sí. Se comunican los datos de todos los viajeros, también de los menores. Para los menores de 14 años, los datos los facilita el adulto con el que viajan, indicando la relación de parentesco.
¿Qué es el número de soporte del documento?
Es el código del soporte físico del documento. En el DNI español aparece en el anverso (tres letras y seis números); en el NIE/TIE figura como número de soporte. Es uno de los campos que más rechazos provoca al teclearlo a mano.
¿Qué hago si SES.hospedajes rechaza mi parte?
Corrige el error que indica la plataforma (documento, fechas o campos vacíos) y reenvíalo dentro del plazo de 24 horas. Un parte rechazado no cumple la obligación legal.
¿Puedo enviar los partes automáticamente?
Sí. SES.hospedajes admite el envío por servicio web desde software conectado. Con las plataformas de checkin-online.es, el huésped escanea su documento en el check-in online y el parte se envía solo, ya validado y dentro de plazo.
Los partes, enviados solos. El huésped escanea su documento en el check-in online y nosotros enviamos el parte a SES.hospedajes (o a los Mossos) dentro de plazo. Pago por uso, sin cuotas: