La obligación: del libro de registro al parte digital
El registro de huéspedes es una obligación histórica de la hotelería —el clásico libro de registro de viajeros y los partes de entrada en papel—, pero desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021 la comunicación es digital y mucho más exigente en datos. Todos los establecimientos de hospedaje están obligados: hoteles, hostales, pensiones, aparthoteles, hoteles rurales y casas de huéspedes, con independencia de su tamaño o categoría.
La obligación tiene dos partes:
- Registro documental: recoger los datos de cada huésped y de cada estancia y conservarlos durante 3 años, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Puede llevarse en soporte informático; el papel ya no es necesario.
- Comunicación: enviar esos datos a SES.hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior, dentro de las 24 horas siguientes al check-in de cada huésped. Para ello el establecimiento necesita estar dado de alta en SES.hospedajes.
Hoteles en Cataluña y el País Vasco: la comunicación no se hace a SES.hospedajes sino a los Mossos d'Esquadra —que disponen de la plataforma Mossos Hotels específica para establecimientos hoteleros— y a la Ertzaintza, respectivamente.
Qué datos hay que comunicar de cada huésped
El parte de entrada ya no es solo nombre y DNI. El anexo del RD 933/2021 exige, para cada viajero alojado (también los acompañantes y los menores):
| Bloque | Datos |
|---|---|
| Identidad | Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento (DNI, NIE o pasaporte) y número de soporte en documentos españoles. |
| Contacto y residencia | Dirección de residencia habitual (calle, localidad y país), teléfono fijo o móvil y/o correo electrónico. Si viajan menores, relación de parentesco con ellos. |
| Estancia y pago | Fechas y horas de entrada y salida, referencia de la reserva, número de viajeros, y datos del pago: tipo (tarjeta, efectivo, plataforma…), identificación del medio de pago y fecha. |
En un hotel esto se multiplica rápido: una familia de cuatro en dos habitaciones son cuatro partes completos, con documentos de identidad distintos, y el plazo corre igual para todos. Tienes el detalle campo a campo en la guía de cómo enviar los partes de viajeros.
El problema real: la recepción
Para un apartamento turístico el registro es una tarea administrativa; para un hotel es además un cuello de botella en el mostrador. Cada check-in presencial supone pedir documentos, transcribir una docena de campos por huésped, fotocopiar o escanear, y hacerlo con una cola de maletas esperando. Los sábados de cambio de turno, con entradas simultáneas, el registro manual convierte la recepción en el punto más lento de todo el hotel.
Y los errores se pagan dos veces: un número de pasaporte mal tecleado es un parte rechazado por SES.hospedajes que hay que localizar, corregir y reenviar dentro del plazo — o una incidencia en la siguiente inspección.
Recepción sin colas: con Partehotel, el huésped hace el check-in desde el móvil antes de llegar y el parte se envía solo a SES.hospedajes o a Mossos Hotels.
Cómo funciona el check-in online en un hotel
El check-in online traslada el registro al momento previo a la llegada, igual que hacen las aerolíneas con la tarjeta de embarque:
- Antes de llegar: el huésped recibe un enlace por email, WhatsApp o SMS junto a la confirmación de reserva.
- Desde el móvil: escanea su DNI o pasaporte; la IA extrae todos los campos —incluido el número de soporte— sin errores de transcripción, en su idioma (6 disponibles). Cada acompañante añade su documento en el mismo flujo.
- Envío automático: el parte se valida y se comunica a SES.hospedajes —o a Mossos Hotels en Cataluña— dentro de plazo, sin que recepción teclee nada.
- A la llegada: el huésped recoge la llave. Sin formularios, sin fotocopias, sin cola.
Multas por incumplir el registro de viajeros
El incumplimiento se sanciona conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana: las infracciones leves se multan con 100 a 600 € y las graves pueden alcanzar los 30.000 €. No comunicar los partes, hacerlo sistemáticamente fuera de plazo o carecer del registro documental son los supuestos típicos que afloran en las inspecciones de Policía Nacional y Guardia Civil — que en los hoteles son más frecuentes que en cualquier otro tipo de alojamiento, precisamente por su volumen de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Los hoteles están obligados a enviar el parte de viajeros?
Sí. El RD 933/2021 obliga a todos los establecimientos de hospedaje —hoteles, hostales, pensiones, aparthoteles y casas de huéspedes— a comunicar los datos de sus huéspedes dentro de las 24 horas siguientes al check-in: a SES.hospedajes en general, a Mossos Hotels en Cataluña y a la Ertzaintza en el País Vasco.
¿Sigue existiendo el libro de registro en papel?
El registro documental sigue siendo obligatorio, pero puede llevarse en soporte informático. Lo que exige la norma es recoger los datos, conservarlos 3 años y tenerlos a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
¿Hay que registrar a todos los huéspedes o solo a quien reservó?
A todos los viajeros alojados, también a los menores. Los datos de los menores de 14 años los facilita el adulto con el que viajan, indicando la relación de parentesco.
¿Cómo evita colas en recepción el check-in online?
El huésped escanea su documento desde el móvil antes de llegar y el parte se envía automáticamente. A la llegada solo queda entregar la llave; con grupos y familias el ahorro se multiplica.
Partehotel es la plataforma de checkin-online.es para hoteles, hostales y pensiones: planning de habitaciones, check-in online en 6 idiomas y partes automáticos a SES.hospedajes y Mossos Hotels. Pago por uso, sin cuotas: